Privacy Policy

Clientnote (“vi”, “os”) tager beskyttelse af personoplysninger alvorligt. Denne privatlivspolitik beskriver, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi bruger dem, hvem vi deler dem med, og hvilke rettigheder du har.

Dataansvarlig

[Firmanavn]
CVR: [CVR-nummer]
Adresse: [Adresse, postnr., by, land]
E-mail: support@clientnote.dk

1) Oplysninger vi indsamler fra alle brugere

Vi indsamler oplysninger for at kunne levere platformen, drive den sikkert og forbedre brugeroplevelsen. Det kan omfatte:

Konto- og kontaktoplysninger

• Navn, e-mail, virksomhed/organisation, rolle

• Login- og kontooplysninger (fx bruger-id)

Betalings- og abonnementsoplysninger (hvis relevant)

• Faktureringsoplysninger og plan/abonnement

• Betalingsstatus og transaktionshistorik
  (Bemærk: betalingskortoplysninger håndteres typisk af betalingsudbyderen, ikke af os.)

Brugs- og tekniske oplysninger

• IP-adresse, enhedstype, browser, sprogindstillinger

• Sider og funktioner der bruges, klik/handlinger, sessionstid

• Fejl- og crash-rapporter, performance-data

• Logning/audit trail af relevante hændelser i platformen

Indhold og data i platformen
Da Clientnote er et KYC/AML-værktøj, kan platformen indeholde oplysninger indtastet eller uploadet af kunden, fx:

• virksomhedsoplysninger, nøglepersoner og ejerforhold

• dokumenter og bilag (fx erklæringer eller kundedokumentation)

• screeningresultater (fx PEP/sanktioner/adverse media)

• rapporter, udkast, interne noter og vurderinger

Vi indsamler kun det, der er nødvendigt for at levere tjenesten og de funktioner, du bruger.

Key points:

• Kontakt- og kontodata (navn, e-mail, virksomhed)

• Tekniske data og brugsdata (logs, IP, enhed, fejl)

• Sagsdata og dokumenter, som kunden vælger at behandle i platformen

2) Sådan bruger vi oplysningerne

Vi bruger oplysninger til at drive og forbedre Clientnote samt levere sikker og stabil adgang.

Levering af tjenesten

• Oprette og administrere brugere og adgang

• Håndtere sager, rapporter og funktioner i platformen

• Understøtte samarbejde (teams, roller, tildeling)

Drift, sikkerhed og kvalitet

• Forebygge misbrug og uautoriseret adgang

• Logning/audit trail og fejlfinding

• Overvågning af performance og stabilitet

Support og kommunikation

• Besvare henvendelser

• Sende driftsbeskeder, serviceinfo og vigtige opdateringer

AI-funktioner (hvis aktiveret i jeres brug)

• Generere udkast til tekst og rapportafsnit baseret på tilgængelige datakilder og kundens input
  AI-udkast er altid ment som et forslag og kræver faglig gennemgang.

Vi bruger ikke kundedata til markedsføring over for tredjepart, og vi sælger ikke persondata.

Key points:

• Drive platformen og levere funktionalitet

• Beskytte konto og data gennem logging og sikkerhed

• Forbedre produktet via fejlrapporter og brugsindsigt

3) Beskyttelse af data og fortrolighed

Vi arbejder målrettet med sikkerhed for at beskytte oplysninger mod uautoriseret adgang, tab og misbrug.

Eksempler på foranstaltninger:

• Kryptering under transmission (TLS/HTTPS)

• Adgangskontrol, rollebaserede rettigheder og interne begrænsninger

• Logning af relevante handlinger (audit trail)

• Løbende vedligehold og opdateringer

Key points:

• Kryptering i transit og relevante beskyttelser ved lagring

• Rollebaseret adgang og sikker login-håndtering

• Audit trail for sporbarhed i platformen

4) Deling med tredjeparter (databehandlere og leverandører)

Vi bruger udvalgte leverandører til drift af platformen og centrale funktioner (fx hosting, e-mail og screening/AI). Disse leverandører må kun behandle data på vores instruks og i henhold til databehandleraftaler.

Typiske kategorier af leverandører:

• Hosting/infrastruktur og database

• E-maillevering (transaktionsmails)

• Fejl- og performance-monitorering

• Screening- og dataleverandører (PEP/sanktioner/adverse media, virksomhedsdata)

• AI-leverandører til udkast (hvis funktionalitet anvendes)

Vi sælger ikke personoplysninger og deler ikke data til tredjeparts annoncering.

Key points:

• Vi deler kun data med leverandører, der er nødvendige for tjenesten

• Leverandører er bundet af databehandleraftaler

• Ingen salg af data eller tredjeparts marketingdeling

5) Cookies og tracking

Vi kan bruge cookies for at få website og login til at fungere samt (hvis du accepterer) til statistik.

• Nødvendige cookies: for login og basal funktion

• Statistik: for at forstå brug og forbedre site

• Marketing: kun hvis relevant og med samtykke

Du kan ændre dit samtykke via [link til cookie-indstillinger].

Key points:

• Cookies til funktionalitet og sikkerhed

• Statistik kræver samtykke, hvor det er påkrævet

• Ingen marketing-tracking uden samtykke

6) Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger så længe det er nødvendigt for formålet:

• Kontodata: så længe kontoen er aktiv og i en rimelig periode derefter (afhængig af aftale/krav)

• Supporthenvendelser: typisk i [x måneder] for at kunne følge op

• Logs/audit trail: opbevares i [x dage/måneder] afhængig af sikkerheds- og driftsbehov

• Kundedata i platformen: opbevares efter kundens aftale og instrukser (typisk beskrevet i databehandleraftale)

Key points:

• Vi sletter eller anonymiserer data, når det ikke længere er nødvendigt

• Kundedata håndteres efter aftale og instruks

• Logs opbevares i begrænsede perioder

7) Dine rettigheder

Du har ret til:

• Indsigt i hvilke oplysninger vi har om dig

• Berigtigelse af forkerte oplysninger

• Sletning i visse tilfælde

• Begrænsning og indsigelse i visse tilfælde

• Dataportabilitet i relevante tilfælde

• At trække samtykke tilbage (hvis behandling bygger på samtykke)

Hvis du bruger Clientnote gennem din arbejdsplads (kunden), og din anmodning vedrører sagsdata, kan det være nødvendigt at din organisation (dataansvarlig) håndterer anmodningen.

Du kan kontakte os på support@clientnote.dk.

Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne politik ved nye funktioner eller ændrede krav. Ved væsentlige ændringer informerer vi via e-mail eller i platformen.

Hvis du vil, kan jeg også skrive en kort cookiepolitik der passer til ovenstående (det gør footeren mere “komplet”), og jeg kan tilpasse denne privatlivspolitik præcist til din stack (Supabase/Resend/Upstash m.fl.) uden at nævne leverandører ved navn, hvis du foretrækker det.